Organização do Arquivo

A primeira intervenção no acervo do IC foi direccionada para proceder à separação tipológica entre documentos de biblioteca e de arquivo. Este trabalho decorreu durante o mês de Julho e permitiu desenhar, e fasear, uma estratégia específica para o tratamento da documentação de arquivo, nomeadamente:

1. Criar instrumentos de enquadramento da organização e da documentação por ela produzida, através da análise orgânico-funcional, como são os quadros de classificação, organigramas e quadros de contexto;
2. Separar a documentação de arquivo pelas secções de produção da organização, secretaria, direcção, tesouraria, classes, etc.;
3. Descrever a documentação ao nível da série com vista à criação do inventário em suporte electrónico.
As duas primeiras fases ficaram concluídas em Agosto, enquanto que a terminação do inventário da documentação de arquivo do Instituto de Coimbra está prevista para o final de Dezembro.
Em linhas gerais, trata-se de um acervo de pequenas dimensões, que ocupa cerca de 9 metros lineares de tabela, e que contém, entre outras, as actas das reuniões dos corpos dirigentes desta academia – Assembleia-Geral, Direcção e Classes –, fichas dos seus sócios, correspondência, facturas, provas tipográficas da revista O Instituto. A documentação encontra-se em razoável estado de conservação.